Carta de confidencialidad

La información que se maneja en una compañía es muy importante y mucha de ella debe protegerse para evitar que ciertos datos se filtren. Si esto sucediese, se corre el riesgo de que la competencia se entere de los planes y saque al mercado productos similares o que todo el mundo sepa qué es lo nuevo y se arruine un lanzamiento. Para evitarlo se deberá firmar una carta de confidencialidad.

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¿Qué es una carta de confidencialidad? 

Las cartas de este tipo son contratos que establecen responsabilidades y condiciones para el empleado o persona que debe guardar en secreto la información que se le haya suministrado. 

En las compañías se suele utilizar este tipo de acuerdo para asegurarse que los datos que se manejen en un nuevo proyecto no serán divulgados a nadie. Así, en caso de que un empleado decida filtrar la información, este tendrá consecuencias legales. 

Estas cartas también son utilizadas para guardar las espaldas de la compañía, así no podrán ser víctimas de amenazas, ataques o chantajes por la información que manejan. Con este documento se le obligará al empleado a no divulgar ningún tipo de información sensible y esta se puede proteger por determinado tiempo, como cuando el lanzamiento de algún producto sea oficial. 

Cuando un producto es lanzado y al empleado se le hizo firmar esta carta, ya no es necesario que mantenga en secreto el lanzamiento. En ese caso el acuerdo concluye a menos que haya otras cláusulas que expongan que no se puede hablar sobre procesos de fabricación o desarrollo. 

Modelo de carta de confidencialidad para empleados

CARTA DE CONFIDENCIALIDAD PARA EMPLEADOS

(Nombre y apellidos del empleado)

(Cargo)

(Dirección)

(Ciudad) (Día, mes y año)

(Nombre de la compañía que recibe la carta)

(Dirección)

(Medios de contacto)

A través de la presente, yo (Nombre y apellidos del empleado) poseedor del número de identidad (Número), mayor de edad y en plenas facultades me obligo a no utilizar para mi conveniencia ningún tipo de información que sea obtenida durante el desempeño de mis labores en (Nombre de la empresa).

Además, me comprometo a no suministrarle a ninguna persona o empresa de manera verbal, escrita o de cualquier otra manera ninguna clase de información o dato sobre los procesos aplicados en la compañía. Por lo cual aseguro que:

No revelaré información alguna sobre el sistema de seguridad.

No revelaré ninguna información acerca de los proyectos en desarrollo o los que están por ser lanzados.

No revelaré los datos de los clientes que forman parte de la compañía.

Por este motivo, mi trabajo como (Cargo) solamente se basará en (Menciona cuáles son las únicas actividades que puedes realizar). En caso de incumplir con alguna de las disposiciones expuestas antes, asumo la responsabilidad civil, penal y judicial que corresponda por daños y perjuicios así como las demás sanciones que estén previstas por la ley.

El presente acuerdo se mantendrá de manera indefinida hasta que la compañía así lo decida o la empresa cierre sus operaciones. Por lo cual, el acuerdo se mantiene en caso de renuncia, culminación de contrato o despido.

Conforme con lo antes mencionado y en conocimiento pleno, lo firmo.

(Nombre y apellidos)

(Firma)

Ejemplo de carta de confidencialidad de datos

CARTA DE CONFIDENCIALIDAD DE DATOS

(Ciudad) (Día, mes y año) 

(Nombre de la compañía) 

A quién corresponda: 

Por medio de la presente, yo (Nombre y apellidos del empleado) a partir de la fecha en la que se ha firmado y expedido este documento inicio labores como (Cargo) en (Nombre de la compañía). Como parte de mis labores se entiende que tengo que manejar información confidencial y delicada de la empresa que debe mantenerse en secreto, por ello me obligo a mí mismo a protegerla. 

La información que sea obtenida durante mis labores en la compañía no puede ser divulgada a ninguna persona o empresa de manera escrita o verbal. La información que será protegida es: 

Datos financieros de la compañía.

Información acerca de la organización. 

Información de procedimientos y desarrollo de productos. 

Datos sobre el proceso de fabricación de productos. 

Información sobre nuevos lanzamientos.

Cualquier información que sea considerada de naturaleza sensible y que deba ser protegida. 

En caso de que incumpliera alguna de las condiciones previstas en este contrato y (Nombre de la empresa) lo descubriera porque algún tercero se lo hiciera saber, me hago responsable y aceptaré las sanciones administrativas o legales que sean precisas. 

Atentamente, 

(Firma)

(Nombre y apellidos)

¿Cuándo se debe utilizar una carta de confidencialidad? 

Una carta de confidencialidad laboral debe escribirse cada vez que se necesita proteger información delicada. Algunas de las ocasiones más comunes son: 

Al concluir relaciones laborales 

Durante el tiempo que un empleado ha estado en una compañía ha logrado acceder a mucha información que puede ser sensible para la empresa, como los datos de los clientes, procesos de fabricación o lanzamientos de nuevos productos. En caso de que la relación laboral termine, el empleador podrá obligar al empleado a que no revele esta información durante cierto tiempo o de manera indefinida. 

Al inicia una relación laboral 

Este caso es igual al anterior, aunque se hace solo cuando el empleado ingresa a la empresa. Lo correcto es que se les haga firmar a los empleados las dos cartas. Esta servirá para que durante el tiempo en el que esté el empleado en la empresa no revele datos. La otra se utiliza para que no revele datos luego de que concluyan sus labores. La firma de las dos dará mayor seguridad. 

Al realizar visitas 

Algunas empresas organizan visitas a otras compañías con las que pretenden colaborar. Durante los recorridos se puede revelar información sensible que si no se le obliga al empleado a protegerla la podrá divulgar. 

Al hacer colaboraciones 

Es común que cuando una empresa quiere desarrollar un nuevo proyecto realice colaboraciones con otras empresas o profesionales independientes. En caso de que sea con empresas, esto no implica una fusión y si es con empleados independientes estos no necesariamente formarán parte de la compañía.

Por ello es que los acuerdos básicos celebrados en un contrato laboral  de un empleado o una asociación con una compañía no cubren estas relaciones temporales. Para evitar malos entendidos se les pedirá que firmen estas cartas para proteger los datos. 

Consejos al escribir cartas de confidencialidad 

  • Para validar que la identidad de quien adquiere la responsabilidad de proteger la información es real, lo correcto es que se adjunte a la carta una copia de su documento de identidad. 
  • Este es un documento formal, por lo cual debe contar con el sello de la empresa que emite o recibe la carta. 
  • No es necesario incluir saludos ni despedidas cordiales. 

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