Carta de cotización

¿Una empresa te ha solicitado una carta de cotización y no sabes cómo elaborar una? Este tipo de documento es uno de los más solicitados cuando dos o más compañías entablan una relación comercial. Veamos qué es una carta de cotización y cómo elaborar una de manera sencilla.

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¿Qué es una carta de cotización?

Una carta de cotización es un documento que comúnmente se redacta entre empresas, y es emitido por la que ofrece un bien o servicio a petición de la empresa que lo necesita. Cuando una entidad precisa de hacer una compra o conocer un presupuesto, les solicita a otras empresas una carta de cotización. Con ello puede comparar precios y tomar la decisión que mejor le convenga. 

En una carta de cotización, no solo se anotan los productos o servicios disponibles, sino que también se incluye cualquier otra información que la o las empresas necesiten saber al respecto. Por ejemplo, si se trata de un producto, como ropa, calzado o dispositivos electrónicos, es necesario especificar el modelo, tamaño, color, marca y cantidad disponible. 

En fin, este documento debe contener todas las características importantes sobre el producto o servicio que se oferta o que es de interés para la empresa que hace la solicitud. En vista de eso, no existe un modelo único para redactar una carta de cotización. Con todo, es posible aislar algunos elementos comunes que reseñamos a continuación. 

Ejemplo de carta de cotización 

CARTA DE COTIZACIÓN

(Membrete de la Empresa)

(Nombre de la Empresa)

(Dirección de la Empresa)

(Datos de contacto)

(Lugar y fecha)

(Nombre y Apellidos del destinatario)

(Cargo)

(Nombre de la Empresa)

Para nosotros es un gusto saludarle y, mediante la presente, dar respuesta a la solicitud de cotización que recibimos de su parte el pasado (día-mes-año de la solicitud). A continuación, le proporcionamos la información que nos ha solicitado.

  1. (Número de productos) (Nombre del producto) (Modelo, marca, tamaño, color) (Precio).
  2. (Número de productos) (Nombre del producto) (Modelo, marca, tamaño, color) (Precio).

Además, queremos informarle que los precios, cantidades, marcas, tamaños y colores que hemos mencionado anteriormente son válidos hasta el (día-mes-año de validez de la cotización).

Sin nada más que agregar, queremos expresarle nuestro agradecimiento por interesarse en nuestro productos y servicios. Esperamos que pronto contacte con nosotros para concretar su compra.

Atentamente,

(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)

(Firma)

Tipos de carta de cotización 

Como es de suponer, el modelo de carta de cotización que se utilice dependerá de los productos o servicios que ofrezca la empresa. A continuación, te indicamos los tipos de carta de cotización más comunes. 

  • Carta de cotización de productos. Este es uno de los modelos más utilizados, y contiene información relacionada con los productos que ofrece la empresa, especificando datos como precios, cantidad disponible, marcas, tamaños y colores. De esta manera, la otra parte sabrá exactamente qué mercancía comprar. 
  • Carta de cotización de servicios. Este modelo se utiliza para ofrecer una extensa variedad de servicios, como seguridad, limpieza o asesoramiento técnico. Debe contener el precio del servicio, qué incluye y la duración del mismo, entre otros datos. 
  • Carta de cotización mixta. Se trata de una combinación de las dos anteriores, cuando una empresa ofrece productos y también servicios. En una misma carta se puede incluir toda la información solicitada. 

¿Qué datos debe incluir una carta de cotización?

Como se trata de correspondencia entre empresas, lo habitual es que se utilice papel membretado para redactar una carta de cotización. El membrete o logotipo de la empresa le confiere un carácter más formal y profesional a la misiva, y permite identificar y contactar con la empresa más fácilmente. 

En segundo lugar, es importante anotar la fecha de redacción del documento, por lo general como parte del encabezado. Además, se debe incluir una segunda fecha, que es el tiempo de validez que tendrá la carta. Los precios y la cantidad de productos solo pueden mantenerse disponibles por un tiempo determinado y el cliente debe saberlo. 

Finalmente, recuerda que el cliente necesita saber todos los datos relacionados con los productos o servicios que ofreces. Por ello, anota de manera detallada y ordenada información como el modelo, la marca, los colores, el tamaño y el precio de lo que el cliente ha solicitado. 

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