En las compañías siempre es necesario dar información sobre diferentes asuntos. Estas comunicaciones no se pueden hacer por un mensaje de texto o cuando te cruzas con los empleados por el pasillo. Ya que es una información oficial, se debe redactar y entregar una carta de oficio.
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¿Qué es una carta de oficio?
Este es un documento de carácter informativo. Su objetivo es transmitir un mensaje, cuál sea dependerá del caso, pero se puede dar información general a todos los empleados como el anuncio de una actividad, días no laborables o cambios en la organización. Pero también se puede informar a un único empleado como cuando se le transfiere de sede.
Las cartas de este tipo pueden ser emitidas por compañías o instituciones privadas y públicas. La información que se incluya es protocolar y entra en la clasificación de cartas formales. Este documento es tan importante que incluye un número de serie.
Ejemplo de carta de oficio
CARTA DE OFICIO
(Logo de la empresa)
(Nombre de la empresa)
(Dirección)
(Medios de contacto)
(Ciudad) (Día, mes y año)
Oficio número: (Área que lo emite) (Número)
Asunto: Notificación de ascenso y cambio de sede.
Señor (Nombre y apellidos del destinatario)
(Puesto)
Reciba un cordial saludo. A través de la presente deseamos notificarle que ha sido ascendido al puesto de (Nombre del puesto). Las nuevas funciones y puesto requieren su traslado inmediato a nuestra sede ubicada en (Dirección exacta) a partir de (Día, mes y año).
De esta manera, sus funciones como (Nombre del puesto anterior) en la sede de (Dirección) cesarán a partir del (Día, mes y año de culminación).
Adjunto a este documento se encuentra el reglamento de seguridad y las directivas de la sede a la que se le ha asignado.
Sin más que agregar, le agradecemos por su disposición y esperamos que se incorpore a sus nuevas funciones con éxito.
Atentamente,
(Nombre y apellidos)
(Cargo)
(Firma)
¿Qué debe incluir una carta de oficio?
Aunque este documento podría tener variaciones en relación a la entidad que lo emita, siempre incluye:
Fecha
Se colocará lugar, día, mes y año en el que se emite la carta. Esto servirá para validar que se ha enviado en un momento en específico.
Membrete
Aquí se colocará el nombre de la compañía, el logo, dirección y medios de contacto.
Número de oficio
Los oficios se utilizan cuando se desean dar informaciones oficiales. Estos documentos luego serán archivados en orden, por lo cual se le asigna una enumeración. Esta no puede tener saltos, es decir si el oficio 8 se emitió el 4 de enero de 2021 el oficio 10 no puede emitirse el 10 de diciembre de 2019.
Asunto
Aquí se colocará el tema que se tratará en el documento. Debe ser claro, y preciso como “Cambio de funciones” “Cambio de sede” etc.
Cuerpo
En este apartado se desarrollará la carta. Inicia con un saludo cordial e inmediatamente informa sobre lo que deseas. Aquí se pueden dar indicaciones, colocar fechas y todo lo que se necesite.
Despedida
La despedida, al igual que el saludo debe ser cordial y también se dan indicaciones como enviar acuse de recibido o presentarse en algún lugar.
Firma
Sin la firma del emisor esta carta no será válida, esta se incluye junto a su nombre, apellidos y cargo.
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