Las empresas necesitarán registrar minuciosamente cualquier irregularidad que se presente con los empleados. Esto servirá para que haya pruebas en caso de que se necesiten aplicar sanciones o despidos. Para hacer el registro de forma adecuada se debe utilizar una carta administrativa que presentará los hechos detalladamente.
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¿Qué es una carta administrativa?
Este documento se utiliza en el ámbito laboral y tienen validez legal. Sirve para enviar una notificación oficial a una persona sobre una situación administrativa en la que esté involucrado. Lo usual es que la carta sea escrita por el departamento legal de la compañía o el de recursos humanos.
En el día a día de una compañía se pueden presentar muchas situaciones irregulares que necesitan registrarse. Este documento servirá para ello, pero también para informar sobre las acciones que se tomen en contra de los empleados que han incumplido los acuerdos.
Ejemplo de carta administrativa
CARTA ADMINISTRATIVA
ACTA ADMINSTRATIVA
En la ciudad de (Ciudad) siendo las (Hora exacta) del día (Día, mes y año) en el área de recursos humanos de la compañía (Nombre de la empresa) ubicada en (Dirección exacta). Se encuentran, por una parte el (Título) (Nombre y apellidos) en carácter de represente legal de la compañía y por otro lado (Nombre y apellidos), jefe del departamento de Recursos Humanos, además (Nombre y apellido) y (Nombre y apellidos) a quienes consta que los hechos acontecidos dan origen a la realización de la presente con fundamento en los artículos (Números) del reglamento de la compañía.
A continuación se describen los hechos
Que (Nombre y apellidos del empleado) quien ocupa el cargo de (Nombre) no ha cumplido con las tareas asignadas que corresponde con (Menciona las tareas que no ha cumplido). La trabajadora tiene trabajo atrasado desde el mes de (Menciona el mes) y aunque en reiteradas oportunidades su jefe inmediato el señor (Nombre y apellidos) le solicitó que hiciera la entrega del trabajo la trabajadora no responde sus correos y no atiende el teléfono. Por tal motivo, y con fundamento en los artículos (Números) previstos en el reglamento de trabajadores de la compañía se redacta la presente carta con el objetivo de dejar constancia de los hechos sucedidos.
(Firma) (Firma)
(Nombre y apellidos del representante legal) (Nombre y apellidos de jefe RRHH)
Representante legal Jefe de recursos humanos.
(Nombre y apellidos de testigo 1) (Nombre y apellidos de testigo 2)
(Firma) (Firma)
Modelos específicos de Cartas de Administrativas
Carta de invitación formal a una autoridad
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Carta de concubinato
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Carta al ayuntamiento
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Carta a Sunat
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Carta de invitación a Chile
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Carta bajo protesta de decir la verdad
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Carta de cambio de domiciliación bancaria
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Carta testamentaria
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Carta dirigida al alcalde
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Carta de descargo
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Carta de apelación
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Carta de anuencia
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Estructura de una carta administrativa
Las variaciones en un modelo de carta administrativa son muy pocas, por ello siempre incluye:
Título
Esto le hará saber a quién lea el documento de qué va. Por ello se coloca en mayúscula sostenida “CARTA ADMINISTRATIVA”
Fecha
Esta carta será archivada en el registro de la empresa y servirá como prueba en caso de asuntos legales. Por ello se incluye, día, mes, año y hora en la que se redacta, así tendrá mayor validez.
Datos de los presentes
En la redacción del texto estarán varias personas involucradas que darán fe de lo sucedido. Lo usual es que se coloque nombre y apellidos del representante legal de la empresa, del jefe de recursos humanos y dos testigos que pueden ser trabajadores de cualquier área.
Descripción de los hechos
En este apartado se presentará de manera detallada lo que ha sucedido y que ha motivado la redacción del documento. Supongamos que una empleada ha faltado al puesto de trabajo durante 3 días y no contesta el teléfono. Aquí se mencionarán los datos de la empleada, el número de días que ha faltado, los medios por los que se le ha intentado contactar y toda la información que sea útil.
Firmas
Las cartas de este tipo tienen validez legal, por ello es determinante que se incluyan las firmas de las partes involucradas. Debe estar plasmada la firma del representante legal, jefe de recursos humanos y los dos testigos.