Las cartas son un medio de comunicación escrita que no ha perdido vigencia aun en la era tecnológica y digital en la que vivimos hoy. Siguen siendo una herramienta eficaz para transmitir información en una infinidad de situaciones. En esta oportunidad explicaremos qué es una carta formal y cómo redactar una de forma correcta.
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¿Qué es una carta formal?
Toda carta tiene el objetivo básico de comunicar algún tipo de información entre dos o más personas. En el caso de las cartas formales, su principal característica es que su contenido hace referencia a un tema de índole académico, institucional, empresarial, político, financiero, entre otros. En otras palabras, no se trata de una carta entre amigos o conocidos, sino entre personas que han tenido poco o ningún trato.
Cuando le dirigimos una misiva a un amigo o familiar, generalmente usamos palabras informales y relajadas, y hablamos con naturalidad y libertad. Por el contrario, en la redacción de una carta formal es necesario apegarse a una estructura formal, respetuosa y con un vocabulario distinguido. Esto porque quien recibe la carta suele ocupar un puesto de alta autoridad o responsabilidad, o es una persona de renombre.
Lo anterior no quiere decir que el emisor de la carta no pueda ser sincero en sus peticiones o muestras de agradecimiento. Claro está, tendrá que medir bien sus palabras para no dar una impresión desinhibida, a la vez que expresa sus ideas con naturalidad. A continuación, veremos un modelo de carta formal de invitación a una inauguración.
CARTA FORMAL
(Lugar y fecha de emisión de la carta)
(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)
Asunto: Solicitud de concurrencia a Inauguración
(Nombre y Apellidos del receptor de la carta)
(Puesto o cargo del receptor de la carta)
Estimado Sr.(a)
Para los trabajadores de la Empresa (Nombre de la empresa) es un gusto saludarle e invitarle a la inauguración de nuestra nueva sucursal, ubicada en (dirección de la sucursal). Sería un honor contar con su presencia y la de su familia en este acto tan importante para nosotros y para quienes han formado parte de esta alegre iniciativa.
En la tarjeta de invitación que acompaña a esta carta encontrará más detalles sobre el acontecimiento al que ha sido invitado. Estamos seguros de que disfrutarán de todo lo que hemos preparado con motivo de la inauguración. Con ello queremos expresarle nuestro más profundo agradecimiento por todas las atenciones prestadas por su compañía.
Saludos cordiales.
(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)
(Puesto o cargo del emisor de la carta)
Modelos específicos de cartas formales
Carta formal corta
Ver Carta
Carta formal para director
Ver Carta
Carta de disculpas formal
Ver Carta
¿Cuándo y por qué enviar una carta formal?
El envío de una carta formal puede obedecer a una enorme variedad de razones, desde la invitación a una inauguración hasta la solicitud de un permiso o una ayuda económica. En cualquier caso, la carta es formal porque pretende reflejar el debido respeto hacia el receptor, motivándolo a acceder a la solicitud o a mostrar una actitud de buena voluntad hacia el emisor de la carta.
Una situación habitual en donde puede usarse una carta formal es cuando un estudiante solicita permiso para ausentarse de sus clases por motivos de causa mayor. En este caso, la misiva se dirige a su profesor o al personal directivo de la institución, y en ella se explican las razones que obligan al estudiante a ausentarse.
Como se puede apreciar, las cartas formales casi siempre van dirigidas a una persona que ocupa un puesto directivo. Es por esta razón que se deben respetar algunas formalidades para darle a la misiva un tono que refleje formalidad. A continuación, mencionaremos la estructura que habitualmente se sigue para redactar una carta formal.
Estructura de una carta formal
Como pasa con cualquier otra misiva, una carta formal comienza con su respectivo membrete, en donde figuran los datos del remitente, como su nombre y apellidos y datos de contacto. De esta forma el lector sabrá de inmediato quién envía la carta y cómo contactar con el remitente de ser necesario.
Acto seguido, se debe incluir el nombre del destinatario, de ser posible indicando el nombre y apellidos completos. Si dicha información se desconoce, lo mejor es indicar el nombre del departamento encargado que corresponda.
Elige un Saludo apropiado
Una parte importante de las cartas formales es el saludo. Aunque suele ocupar muy poco espacio y abarcar un par de palabras a lo mucho, incide directamente en la disposición del lector para considerar con seriedad el cuerpo de la misiva. Dependiendo de a quién se dirija la carta, se pueden usar expresiones como Excelencia, Señoría, Majestad, Eminencia, Don o Doña, Señor o Señora.
El contenido de la carta formal
Una vez que hemos preparado la mente del lector con un membrete claro y un saludo respetuoso, ha llegado el momento de explicar el propósito de nuestra carta. En la mayoría de los casos, una carta formal pretende hacer una solicitud o petición, expresar agradecimiento o extender una invitación. Como es de suponer, la temática puede ser diversa, y las razones, incontables.
En caso de hacer una solicitud o petición, es muy importante reflejar una actitud respetuosa a fin de ganarse la buena voluntad del receptor. Nunca hay que dar la impresión de estar exigiendo un derecho o dar a entender que la otra persona está obligada a acceder a nuestra petición.
En las cartas de invitación y agradecimiento, es posible expresar las ideas con un tono más ameno y libre de tantas formalidades. Sin embargo, siempre es prudente reflejar respeto y humildad en la redacción, usando un estilo natural, sincero y cortés.
La despedida
Al igual que la introducción, la despedida debe ser breve y respetuosa, tomando en cuenta que será lo último que el destinatario leerá. De ser posible, se pueden aprovechar las palabras de despedida para expresar gratitud y estimular al lector a considerar nuestra petición. Un cierre cordial acompañado de nuestra firma será suficiente para la conclusión.
Características de una carta formal
- Ninguna carta, y menos una formal, debe contener párrafos excesivamente largos. Este tipo de aglomeraciones no invitan a la lectura y pueden generar rechazo en la mente del receptor.
- Asimismo, es importante expresar las ideas con la mayor claridad posible, especialmente si se trata de una petición.
- Los errores ortográficos y el uso incorrecto de expresiones o palabras dentro del texto no tienen lugar en una carta formal.
- La extensión de la misiva debe ser suficiente para abarcar todas las ideas importantes sin caer en detalles de poca importancia. Procura ser breve.
- La cortesía y el respeto son aspectos básicos en una carta formal, a fin de causar una impresión positiva y dejar un grato recuerdo.
Toma en cuenta las siguientes sugerencias
- En una carta formal no se acostumbra incluir postdatas ni expresiones o anécdotas graciosas.
- Es muy importante que el texto refleje orden y pulcritud, así que los borrones o una letra ininteligible causarían una muy mala impresión.
- La carta debe entregarse en persona y en su respectivo sobre, en un papel adecuado y doblada de forma correcta.
- Después de enviar la carta, es importante permanecer atento a su respuesta, puesto que quizá nos soliciten información o datos adicionales.
- Es prudente dejar pasar suficiente tiempo antes de enviar una segunda misiva.